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Descripciones del puesto de trabajo

martes 10 de diciembre de 2013, 13:14h
Descripciones del puesto de trabajo

Hay algunas herramientas sencillas que bien utilizadas permiten mejorar el rendimiento en el trabajo. Cuando cada uno de los empleados de la clínica sabe qué, cuándo y cómo tiene que realizar sus tareas es mucho más fácil alcanzar el éxito.

Dra. Carin Smith
Presidenta de Smith Veterinary Consulting
Autora de Client Satisfaction Pays
www.aahanet.org/store

Un equipo exitoso sólo se consigue con la selección de las personas adecuadas para las funciones necesarias. Una clave fundamental para conseguirlo es la creación de la estructura: ¿Sabe cada persona qué debe hacer y cómo hacerlo? ¿Todo el mundo conoce cuáles son las prioridades y quién es responsable de cada cosa?

Una descripción del trabajo es una lista de tareas que se deben realizar para un puesto determinado. Ayuda a sentar las bases para la formación y para las evaluaciones de desempeño laboral. Cuando las descripciones de los puestos son compartidas abiertamente, los miembros del equipo son capaces de contestar “¿Qué se supone que tengo que hacer?”, así como “¿Qué se supone que no debo hacer?”, y también “¿Qué se supone que tienen que hacer mis compañeros?”. Sin estas descripciones los jefes corren el riesgo de que aparezcan problemas entre los empleados, que van desde disputas sobre “quién hace qué”, hasta las acusaciones de discriminación.

Según las encuestas realizadas por Smith Veterinary Consulting, al menos el 40 % de los hospitales veterinarios (en los  EE. UU.) no tiene por escrito las descripciones de los puestos de trabajo. De los miembros del equipo que sí tienen una descripción del trabajo, más del 60 % dijo que solamente refleja una pequeña parte de lo que realmente hacen. Eso deja una gran cantidad de miembros del equipo que, al menos en algunas ocasiones, se encuentran confundidos sobre lo que deben hacer. ¿Cuánta energía y tiempo invierten en averiguarlo?

Por supuesto, los jefes no deben confiar únicamente en la información escrita para asegurarse de que los empleados hagan lo que se supone que deben hacer. ¡La comunicación oral es imprescindible! Además, cuando se trata de prioridades, no se pueden enumerar todas las tareas, ni se puede prever cualquier eventualidad. Si los líderes tienen que ocuparse de los pequeños detalles de la gestión de la clínica (“microgestión”), algo se está haciendo mal. En lugar de tratar de escribir todos y cada uno de los detalles sobre cómo actuar en cada evento posible, hay que centrase en ayudar a los miembros del equipo a aprender a priorizar y asegurarse de que todos ellos apoyan la filosofía de la clínica. Los documentos que son demasiado largos no consiguen su objetivo; nadie los lee ni los utiliza. Aquellos que están mal detallados (con poca información) quedan muy abiertos a la libre interpretación con lo que acabarán generando algún conflicto o confusión.

Si es preciso trabajar con documentos más largos, lo mejor es dividirlos en secciones claras y bien definidas. De esta manera, cualquier persona puede buscar un aspecto de un trabajo sin tener que bucear a través de un documento extenso.

Evite las trampas

Es importante ser claro acerca de quién informa a quién, y quién es responsable de qué. “Todo el mundo es responsable de...” es una premisa trampa. Dejar las tareas abiertas para “cualquiera” puede dejarlas abiertas para “nadie”, a menos que:

  • Se den recompensas específicas para quienes realicen las tareas de “cualquier persona” más a menudo.
  • Se utilicen listas de registro de tareas.
  • Se aclaren las prioridades (si hay que hacer dos cosas, ¿qué debo hacer primero?).
  • Se reduzcan al mínimo los elementos que “cualquiera puede hacer”.

Comparta todas las descripciones de los puestos de trabajo entre todos los miembros del equipo. Algunos conflictos interpersonales en el trabajo son el resultado de la falta de comprensión de las descripciones de las tareas de otros puestos, o debidos a malentendidos sobre las prioridades. Por ejemplo, ¿qué es lo más importante que debe hacer el auxiliar por la mañana ¿completar los tratamientos de los animales hospitalizados o estar disponible para el veterinario durante su primer examen? A veces las cosas no se realizan o no se hacen a tiempo debido a conflictos de prioridades. ¿Qué debe cambiar para que cada prioridad se realice correctamente?

Crear o perfeccionar sus descripciones de trabajo

Si aún no dispone de descripciones de trabajo, puede crear las suyas propias. Puede optar por comenzar con una plantilla o lista de un libro o de otra fuente (ver www.aahanet.org/store). Entonces, utilice ese esquema para personalizar la descripción de trabajo para cada puesto en el hospital.

Los responsables de la clínica tienen necesidades básicas que se deben cumplir y deben estar incluidas en la descripción de funciones. Al mismo tiempo, siempre que sea posible, hay que tratar de que los empleados participen directamente en el proceso de integrar esas necesidades en sus propias descripciones. Sólo la persona que realmente está haciendo un trabajo puede decir lo que es realista (¿puede realmente realizar todas estas tareas, o hay conflictos de tiempo o lugar, como por ejemplo que no puede estar en dos lugares al mismo tiempo?). Si una tarea requerida no puede llevarse a cabo constantemente, ¿qué es lo que hay que cambiar?

Muchas veces una descripción del trabajo “caducará”, se quedará obsoleta. Si dispone de las descripciones pero no reflejan lo que la gente hace, es preciso elaborar otras nuevas. Los procesos de creación o redefinición son en realidad una descripción similar. Por otra parte, tanto el supervisor como el empleado deben revisar y modificar la descripción actual del trabajo. Y a continuación deben reunirse para comparar sus listas y crear un documento final. Por último, es conveniente tener un abogado que revise sus descripciones de trabajo para asegurarse de que cumplen con las leyes aplicables.

Mejoran el trabajo en equipo

Utilice la descripción de los puestos como un documento de trabajo. Eso significa que los miembros del equipo y el jefe lo emplean para garantizar que todos están haciendo lo que se espera. Úselos además como base para la formación de nuevos empleados, para momentos de enseñanza en el terreno y para las evaluaciones de desempeño. Sirven también para resolver confusiones o conflictos entre compañeros de trabajo acerca de “quién tiene que hacer qué”. Si sus descripciones de trabajo están ocultas en una estantería inaccesible, no son “documentos de trabajo”.

En un estudio se preguntó a los empleados acerca de su faceta de mayor rendimiento; tenían que completar la frase “Trabajaría mejor si...”. La mayoría contestó: “…si supiera exactamente que se espera de mí en mi trabajo y tuviera más feedback específico sobre lo que hago y cómo lo hago”.

¿Cómo asegurarse de que cada tarea se haga?

Una forma de hacerlo es la creación de “hojas de tareas diarias”, que incluyen cada una de las tarea a realizar y una columna para incluir las iniciales de la persona después de que se haya completado la tarea. Esto no es “microgestión”, es garantizar que todo el mundo recuerda los detalles y nada pasa desapercibido (¡los pilotos las usan antes de cada vuelo!).

Utilizar las hojas de tareas también asegura que aquellas funciones para las cuales hay más de una persona responsable se hagan por lo menos por parte de una de ellas. Es fácil olvidar las pequeñas funciones en la vorágine de la jornada de trabajo. Un montón de pequeñas acciones no realizadas pueden convertirse en algunos grandes problemas. Sin embargo, si no se utiliza la lista de tareas, o si los gerentes en realidad no hacen nada con las hojas de tareas realizadas, hay que cambiar el enfoque de la lista para que las personas se responsabilicen de rellenarlas y para seguir adelante con los resultados.

Las descripciones de trabajo no son glamurosas ni emocionantes, pero son necesarias. La falta de esta estructura es la causa del bajo rendimiento de muchos empleados y de los conflictos entre compañeros de la clínica. Una vez que las haya completado, puede centrarse en el objetivo principal de su trabajo: ayudar a las personas y a sus mascotas.

Artículo extraído del libro Team Satisfaction Pays.

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    Últimos comentarios de los lectores (1)

    4316 | myriam vargas - 27/11/2013 @ 08:18:35 (GMT+1)
    Extraordinario artículo que sirve de mucha orientación en esta época que todo esta sujeto al marketing, deseo recibir información y actualidades saludos Myriam

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