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Gestores del tiempo en la clínica

Gestores del tiempo en la clínica

Hay muchas razones de peso para gestionar bien el uso que hacemos de nuestro tiempo: ser más eficaces, reducir el estrés y obtener beneficios.

Saber qué es lo que uno quiere hacer, cómo y a dónde ir son aspectos básicos para realizar una buena gestión del tiempo. El ritmo de vida que llevamos nos lanza a velocidades de vértigo. Estamos activos en todo momento… pero nuestra salud puede verse resentida y por lo tanto la rentabilidad de la clínica. El 80 % del estrés que sufrimos se debe a la falta de tiempo para hacer todo lo que tenemos que hacer. Su principal efecto es la reducción de la productividad y de la calidad del trabajo, de modo que ha llegado el momento de pararse a pensar para ponerse en marcha de una forma más eficaz.

La capacidad de gestionar bien el tiempo es una de las habilidades más valoradas en cualquier empresa, porque permite mejorar la productividad y la competitividad de todo el equipo. No consiste en trabajar deprisa, ni tampoco se resuelve “metiendo” más horas en la clínica.

Es importante tener claros los pasos que hay que seguir para gestionar bien el tiempo, es decir, para realizar muchas tareas correctamente en el menor periodo posible. Muchos lo hacemos ya de forma inconsciente, pero no está de más parar de vez en cuando y recordarlo.

  1. Primero hay que reflexionar sobre cuál es nuestra misión en la clínica y qué objetivos queremos cumplir.
  2. A continuación debemos analizar las tareas concretas que tenemos que realizar para lograr esos objetivos y decidir cuáles nos corresponde ejecutar directamente y cuáles podemos delegar o traspasar a otros compañeros o empleados. Delegar trabajos es uno de los puntos más delicados, pero también de los más importantes si realmente queremos gestionar bien nuestro tiempo y obtener la máxima productividad.
  3. El tercer paso es reflexionar de nuevo, pero en esta ocasión sobre el tiempo que requiere cada una de las tareas que vamos a realizar. Esto es interesante porque si la suma supera el total de horas de nuestra jornada laboral debemos pensar cómo reducir el tiempo asignado a cada tarea mediante un nuevo sistema de trabajo (sí, aunque seas el propietario del centro deberías tener una jornada laboral concreta).

¿Qué nos hace perder el tiempo en nuestro negocio?

¿Nos hemos parado a pensar alguna vez qué cosas nos hacen perder el tiempo? ¿Por qué cuando teníamos previsto preparar un informe sobre los resultados de una campaña determinada en una hora ha pasado la mañana y todavía no hemos empezado?

Tenemos que combatir lo que nos hace perder el tiempo. Como veterinarios debemos ser los líderes del equipo de trabajo de la clínica y nuestros hábitos y comportamiento deben orientar a los empleados en la dirección correcta: todos deben saber gestionar sus tareas en el tiempo adecuado.

Revisemos nuestros hábitos, hay circunstancias y tendencias que tenemos que evitar:

Perfeccionismo

Invertir mucho tiempo en tareas que ya están listas, sólo por la inseguridad de que lo hecho esté perfecto.

Facilísimo

Invertir tiempo en hacer aquellas tareas sencillas y agradables, pero que no añaden ningún valor al logro de un objetivo. Podemos pasárselas a los auxiliares.

La naturaleza humana

Tendemos a posponer e incluso huir de lo más difícil o incómodo y hacer lo que es más agradable o fácil de realizar.

Hábitos obsoletos

Nos aferramos a la premisa “siempre lo he hecho así”, porque en nuestro cerebro hemos fijado un patrón de trabajo muy rígido y evitamos el cambio. Casi siempre es posible hacer una misma tarea de otra forma y podemos obtener un buen resultado o al menos aceptable.

8 pasos para usar bien el tiempo

1. Establecer objetivos

2. Planificar

3. Programar

4. Comenzar por lo más importante

5. Seguir el programa

6. Concentrarse en un solo aspecto cada vez

7. Acabar las actividades

8. Tomarse un tiempo para uno mismo

Pongamos medidas

¿Cuál es la solución para no perder el tiempo? Lo primero es eliminar todo aquello que nos hace perder eficacia. Además debemos desarrollar nuestras capacidades personales y pedir a todos los miembros del equipo que también lo hagan.

Hay muchas medidas sencillas que podemos aplicar para aprovecharlo realmente bien:

• Planificar las tareas con antelación (el cuándo y el cómo).

• Invertir tiempo para pensar lo que es necesario hacer cada mes, cada semana y cada día para lograr los objetivos definidos.

• Establecer fechas y tiempos viables, siempre realistas, partiendo de experiencias previas.

• Sobrestimar el tiempo que uno espera que le va a llevar un trabajo; si luego sobra lo podemos invertir en otras actividades, pero si falta seguro que no es posible realizar todas las tareas que estaban planeadas.

Invertir en una buena planificación

Para comenzar a andar debemos saber hacia dónde vamos. Planificar las tareas que nos hemos propuesto nos ayudará mucho a maximizar nuestro tiempo. Para empezar disponemos de la agenda, una herramienta básica que nos permite organizar la jornada laboral, la semana e incluso hacer una previsión a medio y largo plazo.

Si trabajamos con cita previa se facilita el proceso, ya que nos permite establecer prioridades sobre qué consultas atender personalmente, organizar las cirugías y concretar citas con los proveedores, por ejemplo, en función del tiempo que requieran.

Para que toda la clínica asuma la importancia de gestionar el tiempo de forma óptima, instemos al equipo a agrupar las tareas por afinidad (peluquerías, curas, cirugías…) y por franja horaria. Ahorrarán tiempo, por ejemplo, en la preparación de materiales (sacar, recoger y limpiar varias veces).

Debemos asignar a cada tarea un tiempo real e intentar cumplirlo siempre, pero sin perder la flexibilidad (somos conscientes de que pueden surgir complicaciones durante una cirugía, aparecer un cliente al que atender por una queja imprevista o caerse la red de modo que no se puedan enviar los pedidos).

Un punto fundamental que no debemos olvidar es destinar un tiempo de respiro para uno mismo, para frenar y pensar cómo va el trabajo, evaluar el transcurso del día y crear nuevas ideas… de este modo seremos mucho más eficientes, y nos sentiremos mejor con nosotros mismos (no somos autómatas). Evaluar cómo ha transcurrido la jornada además nos ayudará a modificar el plan para el día siguiente si es necesario, y a reajustar tiempos y objetivos previstos.

Practicar el discernimiento

Esta es una recomendación para aplicar no solo en el trabajo, sino en la vida diaria. ¿En qué consiste? La palabra procede del latín y significa separar, distinguir. Se trata de intentar diferenciar lo importante de lo que no lo es; lo urgente de lo que puede esperar. Relativizar los problemas o dificultades que surjan y buscar rápidamente cómo poner remedio. Como norma, antes de ponernos manos a la obra, debemos parar a pensar para asignar prioridades y tareas a los miembros del equipo. No podemos olvidar que somos gestores de la clínica y por tanto es nuestra responsabilidad distribuir el trabajo diario y distinguir entre las capacidades de cada miembro para obtener los mejores resultados. Conviene programar las tareas a desarrollar planificando la secuenciación: el día, la semana, el mes.

En muchas ocasiones el tiempo que se requiere para hacer algo importante es el mismo que se necesita para hacer algo sin importancia. Valoremos las consecuencias que tendrá realizarlo o no a largo plazo: si tiene grandes consecuencias, sean positivas o negativas, entonces debe tener prioridad.

Evitar el activismo

Hacer una cosa detrás de otra sin pararse a pensar es una manera de huir de la realidad. Hay gente que se resiste a hacerlo porque le requiere esfuerzo y contacto consigo mismo. La actividad por sí misma no garantiza la eficacia. Es necesaria la constancia para adquirir el hábito de pararse a pensar.

Un ejercicio que puede ayudar es escribir un listado de tareas pendientes (el efecto es similar a la lista de la compra que se elabora para evitar olvidos y pérdidas de tiempo en el supermercado). Es interesante que la lista sea amplia, aunque incluyamos asuntos previstos para los próximos meses. Tener la lista a mano, o mejor a la vista, también ayudará porque produce un impacto visual que nos obliga a pensar. Además, ver los asuntos que se van consiguiendo motiva y aporta energías positivas.

Según Bryan Tracy (experto en herramientas de recursos humanos) “el primer 10 % del tiempo que ocupa planificando y organizando su trabajo antes de empezar, le va a permitir ahorrar hasta un 90 % del tiempo que ocupará en hacer el trabajo”.

Una después de otra

Hacer varias cosas a la vez tampoco es sinónimo de un buen uso del tiempo. Resulta más eficaz concentrar tiempo y esfuerzo en una actividad determinada, terminarla e ir a por la siguiente.

Dejar muchas labores a medias es otra forma de perder el tiempo, porque nos obliga a volver a ellas una y otra vez y el tiempo se va mientras volvemos a centrarnos en la primera que quedó incompleta. Debemos realizar aquello que hemos decidido y terminar la tarea antes de pasar a la siguiente, incluido hasta el más mínimo detalle.

Principios básicos para gestionar el tiempo
  • Delegar cuando no llegamos.
  • Establecer parámetros para decir “No”.
  • Hacer y cumplir una lista de prioridades.
  • Agrupar tareas según las capacidades requeridas.
  • Mantener los ojos abiertos para encontrar atajos.

Evita a los “ladrones” del tiempo

No atacan a todo el mundo con la misma eficacia, sino sólo cuando se producen las condiciones adecuadas, es decir, cuando hay desorganización permanente; a primera hora del día; cuando nos despistamos y distraemos; si estamos implicados en exceso en un asunto; cuando lidiamos con tareas complicadas, etc.

  • Papeleo y desorden.
  • Visitas inoportunas o fuera de agenda.
  • Reuniones que no sigan un orden del día y que se desvían del objetivo que las motivó.
  • Llamadas telefónicas.
  • Malos hábitos.
  • Mala comunicación, que exige repeticiones y vueltas al punto de inicio.
  • Falta de motivación y/o de disciplina.
  • Distracciones.

Por suerte existen antídotos para cada ladrón de tiempo: planificación; fijar prioridades; comenzar por la tarea más importante; saber dividir y estructurar las tareas; ser realista en la fijación de tiempos; concentrarse y focalizarse en la tarea que se está desarrollando en cada momento; no hacer más de una tarea a la vez; conocer nuestros ritmos y aprender a decir no.

Para ser no sólo eficaces, sino también felices, nos conviene saber administrar el tiempo. Tenemos que aprender a medirlo sin tener que recurrir a un reloj. Debemos controlar y medir exactamente el que dedicamos a cada cosa y ser capaces de distribuirlo correctamente. Así podremos exigir a los demás miembros del equipo de la clínica que también aumenten su capacidad de gestionar el tiempo.

Para terminar, una reflexión de Goethe: “Siempre tenemos tiempo para todo si lo usamos bien”.

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